Política de Privacidade

1. Introdução

A E-chave Condomínios, com sede na Rua 28 de Janeiro 350, 4400, Portugal, contactável através do email geral@echave.pt e telefone 223186087, compromete-se a proteger e respeitar a sua privacidade, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) – Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, e demais legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.

Esta Política de Privacidade tem como objetivo informar os utilizadores do nosso website https://echavecondominios.pt/ e clientes dos nossos serviços sobre como recolhemos, utilizamos, armazenamos e protegemos os seus dados pessoais, bem como sobre os direitos que lhes assistem relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais.

A presente política aplica-se a todos os dados pessoais recolhidos pela Echave Condomínios através do seu website, aplicações móveis, serviços online, comunicações eletrónicas, ou qualquer outro meio de interação com a nossa empresa, incluindo contactos telefónicos, correspondência física ou eletrónica, e prestação de serviços de gestão condominial.

2. Responsável pelo Tratamento de Dados

A Echave Condomínios atua como responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos no âmbito da sua atividade empresarial, sendo responsável por determinar as finalidades e os meios de tratamento dos dados pessoais dos seus utilizadores e clientes.

Para questões específicas relacionadas com a proteção de dados pessoais, os titulares dos dados podem contactar-nos através dos meios de contacto acima indicados, dirigindo a sua comunicação ao responsável pela proteção de dados.

3. Dados Pessoais Recolhidos

3.1 Categorias de Dados Recolhidos

No âmbito da nossa atividade de gestão de condomínios e prestação de serviços conexos, podemos recolher e tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

Dados de Identificação:

• Nome completo
• Número de identificação fiscal (NIF)
• Número de identificação civil (Cartão de Cidadão)
• Data de nascimento
• Nacionalidade
• Estado civil
• Profissão

Dados de Contacto:

• Morada de residência
• Morada de correspondência
• Número de telefone (fixo e móvel)
• Endereço de correio eletrónico
• Outros meios de contacto preferencial

Dados Financeiros:

• Informações bancárias (IBAN, NIB)
• Dados de cartões de crédito ou débito (quando aplicável)
• Histórico de pagamentos
• Informações sobre quotas condominiais
• Dados relativos a dívidas ou créditos

Dados Relativos à Propriedade:

• Identificação do imóvel (morada, fração, área)
• Percentagem de propriedade no condomínio
• Valor patrimonial do imóvel
• Registo predial
• Caderneta predial
• Escrituras e documentos de propriedade

Dados de Navegação e Utilização:

• Endereço IP
• Tipo de navegador e sistema operativo
• Páginas visitadas no nosso website
• Tempo de permanência nas páginas
• Origem do tráfego
• Cookies e tecnologias similares

Dados de Comunicação:

• Registos de chamadas telefónicas (quando legalmente permitido)
• Correspondência eletrónica
• Mensagens através de plataformas digitais
• Comunicações através de redes sociais

3.2 Dados Sensíveis

O tratamento destas categorias especiais de dados será sempre realizado com base numa das condições previstas no artigo 9.º do RGPD, nomeadamente o consentimento explícito do titular dos dados ou o cumprimento de obrigações legais.

4. Finalidades do Tratamento de Dados

4.1 Finalidades Principais

Os dados pessoais recolhidos pela Echave Condomínios são tratados para as seguintes finalidades principais:

Gestão Administrativa de Condomínios:

• Administração completa e transparente dos condomínios sob nossa gestão
• Elaboração e envio de relatórios mensais detalhados
• Gestão financeira rigorosa dos fundos condominiais
• Comunicação eficaz com condóminos e proprietários
• Organização e convocação de assembleias de condóminos
• Elaboração de atas e documentação oficial

Gestão Financeira:

• Gestão de cobranças e pagamentos de quotas condominiais
• Processamento de pagamentos e transações financeiras
• Emissão de recibos e documentos fiscais
• Controlo de tesouraria e contabilidade
• Gestão de orçamentos e previsões financeiras
• Recuperação de créditos em situações de incumprimento

Prestação de Serviços de Manutenção:

• Coordenação de serviços de manutenção preventiva e corretiva
• Gestão de fornecedores e prestadores de serviços
• Agendamento e acompanhamento de intervenções
• Controlo de qualidade dos serviços prestados
• Gestão de garantias e seguros

Apoio Judicial e Legal:

• Prestação de apoio legal em questões condominiais
• Representação em procedimentos judiciais
• Elaboração de pareceres jurídicos
• Gestão de processos de mediação e arbitragem

Comunicação e Atendimento ao Cliente:

• Resposta a pedidos de informação e esclarecimentos
• Gestão de reclamações e sugestões
• Comunicação de informações relevantes sobre o condomínio
• Prestação de apoio técnico e administrativo

4.2 Finalidades Secundárias

Marketing e Comunicação Comercial:
• Envio de informações sobre novos serviços e funcionalidades
• Comunicação de promoções e ofertas especiais
• Realização de inquéritos de satisfação
• Análise de tendências e preferências dos clientes

Melhoria dos Serviços:

• Análise da utilização dos nossos serviços
• Desenvolvimento de novas funcionalidades
• Otimização dos processos internos
• Formação e desenvolvimento da equipa

Cumprimento de Obrigações Legais:

• Cumprimento de obrigações fiscais e contabilísticas
• Resposta a solicitações de autoridades competentes
• Arquivo de documentação legal obrigatória
• Prevenção de fraude e lavagem de dinheiro

5. Fundamentos Legais para o Tratamento

5.1 Base Legal do Tratamento

O tratamento dos dados pessoais pela Echave Condomínios baseia-se nos seguintes fundamentos legais previstos no artigo 6.º do RGPD:

Execução de Contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)):

O tratamento é necessário para a execução do contrato de prestação de serviços de gestão condominial celebrado entre a Echave Condomínios e os seus clientes, bem como para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados.

Interesse Legítimo (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)):

O tratamento é necessário para a prossecução dos interesses legítimos da Echave Condomínios ou de terceiros, nomeadamente:

• Gestão eficiente dos condomínios
• Prevenção de fraude e recuperação de créditos
• Melhoria contínua dos serviços prestados
• Comunicação comercial a clientes existentes
• Gestão de reclamações e litígios

Cumprimento de Obrigação Legal (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)):

O tratamento é necessário para o cumprimento de obrigações legais a que a Echave Condomínios está sujeita, nomeadamente:

• Obrigações fiscais e contabilísticas
• Obrigações de arquivo documental
• Obrigações de reporte a autoridades competentes
• Cumprimento de decisões judiciais

Consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a)):

Para determinadas finalidades, nomeadamente marketing direto e utilização de cookies não essenciais, o tratamento baseia-se no consentimento livre, específico, informado e inequívoco do titular dos dados.

5.2 Tratamento de Categorias Especiais de Dados

Quando aplicável, o tratamento de categorias especiais de dados pessoais baseia-se nos fundamentos previstos no artigo 9.º do RGPD:

• Consentimento explícito do titular dos dados
• Cumprimento de obrigações legais
• Interesse público importante
• Interesses vitais do titular dos dados

6. Partilha de Dados com Terceiros

6.1 Categorias de Destinatários

A Echave Condomínios pode partilhar dados pessoais com as seguintes categorias de destinatários:

Prestadores de Serviços e Subcontratantes:

• Empresas de manutenção e reparação
• Prestadores de serviços de limpeza
• Empresas de jardinagem
• Prestadores de serviços técnicos especializados
• Fornecedores de serviços de TI e hosting
• Empresas de contabilidade e auditoria

Entidades Financeiras:

• Bancos e instituições de crédito
• Processadores de pagamentos
• Empresas de recuperação de créditos
• Seguradoras

Autoridades Públicas:

• Autoridade Tributária e Aduaneira
• Tribunais e outras autoridades judiciais
• Autoridades de supervisão e regulamentação
• Forças de segurança (quando legalmente obrigatório)

Outros Condóminos:

• Partilha de informações necessárias para a gestão comum do condomínio
• Comunicação de decisões tomadas em assembleia
• Informações sobre quotas e despesas comuns

6.2 Condições de Partilha

A partilha de dados pessoais com terceiros está sujeita às seguintes condições:

• Existência de base legal adequada para a partilha
• Limitação aos dados estritamente necessários para a finalidade específica
• Implementação de medidas de segurança adequadas
• Celebração de acordos de tratamento de dados quando aplicável
• Garantia de que os destinatários respeitam os princípios de proteção de dados

6.3 Transferências Internacionais

Atualmente, a Echave Condomínios não realiza transferências regulares de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais. Caso tal venha a acontecer, serão implementadas as salvaguardas adequadas previstas no RGPD, nomeadamente:

• Decisões de adequação da Comissão Europeia
• Cláusulas contratuais tipo aprovadas pela Comissão Europeia
• Regras corporativas vinculativas
• Códigos de conduta ou mecanismos de certificação

7. Período de Conservação dos Dados

7.1 Critérios de Conservação

A Echave Condomínios conserva os dados pessoais apenas pelo período necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos, tendo em consideração:

• A natureza e categoria dos dados pessoais
• As finalidades do tratamento
• As obrigações legais de conservação
• Os prazos de prescrição aplicáveis
• A necessidade de defesa de direitos em tribunal

7.2 Prazos Específicos de Conservação

Dados de Clientes Ativos:

• Durante todo o período de prestação de serviços
• Até 5 anos após a cessação do contrato (para efeitos de garantia e responsabilidade civil)

Dados Financeiros e Contabilísticos:

• 10 anos após o final do ano a que se referem (obrigação legal fiscal)
• Documentos de suporte: 4 anos (Código do IVA)

Dados de Comunicação:

• Correspondência eletrónica: 3 anos
• Registos de chamadas: 1 ano (quando legalmente permitido)

Dados de Navegação:

• Cookies técnicos: duração da sessão
• Cookies analíticos: até 2 anos
• Logs do servidor: 1 ano

Dados para Marketing:

• Até revogação do consentimento ou 3 anos sem interação

7.3 Eliminação Segura

Findo o período de conservação, os dados pessoais são eliminados de forma segura e irreversível, através de:

• Eliminação física de suportes de armazenamento
• Sobrescrita segura de dados digitais
• Destruição certificada de documentos físicos
• Anonimização irreversível quando aplicável

8. Direitos dos Titulares dos Dados

8.1 Direitos Reconhecidos pelo RGPD

Os titulares dos dados pessoais gozam dos seguintes direitos, nos termos do RGPD:

Direito de Informação (artigos 13.º e 14.º):

Direito a ser informado sobre o tratamento dos seus dados pessoais de forma clara, transparente e facilmente acessível.

Direito de Acesso (artigo 15.º):

Direito a obter confirmação sobre se os seus dados pessoais estão a ser tratados e, em caso afirmativo, acesso aos dados e informações sobre o tratamento.

Direito de Retificação (artigo 16.º):

Direito a obter a retificação de dados pessoais inexatos e a completar dados incompletos.

Direito de Apagamento – “Direito ao Esquecimento” (artigo 17.º):

Direito a obter o apagamento dos seus dados pessoais quando se verifique uma das condições previstas na lei.

Direito à Limitação do Tratamento (artigo 18.º):

Direito a obter a limitação do tratamento dos seus dados pessoais em determinadas circunstâncias.

Direito à Portabilidade dos Dados (artigo 20.º):

Direito a receber os dados pessoais num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e a transmiti-los a outro responsável pelo tratamento.

Direito de Oposição (artigo 21.º):

Direito a opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais com base no interesse legítimo ou para fins de marketing direto.

Direitos Relativos a Decisões Automatizadas (artigo 22.º):

Direito a não ficar sujeito a decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado que produzam efeitos na sua esfera jurídica.

8.2 Exercício dos Direitos

Os pedidos devem incluir:

• Identificação clara do titular dos dados
• Especificação do direito que pretende exercer
• Informações que permitam localizar os dados (quando aplicável)
• Cópia de documento de identificação (para verificação de identidade)

8.3 Prazos de Resposta

A Echave Condomínios compromete-se a responder aos pedidos dos titulares dos dados:

• No prazo de 1 mês a contar da receção do pedido
• Prazo prorrogável por mais 2 meses em casos complexos (com informação prévia ao titular)
• Gratuitamente, salvo pedidos manifestamente infundados ou excessivos

8.4 Direito de Apresentar Reclamação

9. Medidas de Segurança

9.1 Medidas Técnicas

A Echave Condomínios implementa as seguintes medidas técnicas de segurança:

Segurança da Informação:

• Encriptação de dados sensíveis em trânsito e em repouso
• Utilização de protocolos seguros (HTTPS, TLS)
• Sistemas de autenticação forte e gestão de acessos
• Monitorização contínua de sistemas e redes
• Backup regular e seguro de dados

Proteção de Sistemas:

• Firewalls e sistemas de deteção de intrusões
• Antivírus e anti-malware atualizados
• Atualizações regulares de software e sistemas operativos
• Segregação de redes e sistemas críticos
• Controlo de acessos físicos e lógicos

Gestão de Incidentes:

• Procedimentos de resposta a incidentes de segurança
• Planos de continuidade de negócio
• Testes regulares de recuperação de dados
• Notificação de violações de dados quando aplicável

9.2 Medidas Organizacionais

Políticas e Procedimentos:

• Política de segurança da informação
• Procedimentos de tratamento de dados pessoais
• Formação regular dos colaboradores
• Avaliações de impacto sobre a proteção de dados

Controlo de Acessos:

• Princípio da necessidade de conhecer
• Revisão periódica de permissões de acesso
• Registo e auditoria de acessos a dados pessoais
• Procedimentos de cessação de funções

Gestão de Terceiros:

• Avaliação de fornecedores e prestadores de serviços
• Contratos com cláusulas de proteção de dados
• Monitorização do cumprimento de obrigações
• Auditorias regulares quando aplicável

9.3 Formação e Sensibilização

A Echave Condomínios investe na formação contínua dos seus colaboradores em matéria de proteção de dados, incluindo:

• Formação inicial sobre RGPD e proteção de dados
• Atualizações regulares sobre alterações legislativas
• Sensibilização para riscos de segurança
• Procedimentos de resposta a incidentes

10. Cookies e Tecnologias Similares

10.1 Utilização de Cookies

O website da Echave Condomínios utiliza cookies e tecnologias similares para melhorar a experiência do utilizador e analisar a utilização do site. Para informações detalhadas sobre a nossa utilização de cookies, consulte a nossa Política de Cookies específica.

10.2 Tipos de Cookies Utilizados

Cookies Essenciais:

• Necessários para o funcionamento básico do website
• Não requerem consentimento
• Não podem ser desativados

Cookies Analíticos:

• Utilizados para análise de tráfego e comportamento
• Ajudam a melhorar o website
• Requerem consentimento

Cookies de Marketing:

• Utilizados para personalização de conteúdo
• Publicidade direcionada
• Requerem consentimento

10.3 Gestão de Cookies

Os utilizadores podem gerir as suas preferências de cookies através:

• Das definições do navegador
• Do painel de gestão de cookies no website
• De ferramentas de opt-out específicas

11. Alterações à Política de Privacidade

11.1 Atualizações

A Echave Condomínios reserva-se o direito de alterar esta Política de Privacidade a qualquer momento, nomeadamente para:

• Refletir alterações na legislação aplicável
• Incorporar novas práticas de tratamento de dados
• Melhorar a clareza e transparência da informação
• Adaptar-se a mudanças tecnológicas

11.2 Notificação de Alterações

As alterações significativas a esta política serão comunicadas através de:

• Publicação da versão atualizada no website
• Notificação por email aos clientes registados
• Aviso destacado no website durante período adequado
• Outras formas de comunicação quando apropriado

11.3 Entrada em Vigor

As alterações entram em vigor na data indicada na versão revista da política, sendo recomendado aos utilizadores que consultem regularmente esta página para se manterem informados sobre eventuais atualizações.

12. Contactos e Informações Adicionais

12.1 Contacto para Questões de Privacidade

12.2 Informações Legais Adicionais

Esta Política de Privacidade é regida pela legislação portuguesa e europeia em matéria de proteção de dados pessoais, nomeadamente:

• Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)
• Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto (Lei de Execução do RGPD)
• Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto (Lei da Proteção de Dados Pessoais – revogada)

12.3 Resolução de Conflitos

Em caso de litígio relacionado com o tratamento de dados pessoais, será competente o tribunal da comarca onde se situa a sede da Echave Condomínios, sem prejuízo do direito dos titulares dos dados de recorrerem aos tribunais da sua área de residência.